I rimborsi di spesa per non essere imponibili devono:

1. essere di competenza (o di esclusivo interesse) del datore di lavoro ma anticipate dal dipendente;
2. non costituire un arricchimento per il lavoratore;
3. essere riferiti a costi sostenuti dai lavoratori individuati sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili.

La legge di Bilancio 2025 introduce disposizioni stringenti su spese di trasferta e rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, compresi taxi e noleggi con coducente: richiede che il pagamento degli stessi avvenga mediante metodi tracciabili per poter fruire della relativa deducibilità ai fini Ires/Irpef e dell’Irap, nonché evitare l’imponibilità ai fini dei redditi di lavoro per il dipendente. Fanno eccezione le spese relative ai trasporti effettuate mediante autoservizi pubblici di linea, cui non si applicano le nuove restrizioni.

➡️ Novità 2025

A partire dal 2025, le aziende saranno obbligate a tracciare e documentare in modo preciso tutte le spese relative alle trasferte sostenute dai dipendenti e dai collaboratori. Sarà ⚠️ fondamentale che dette spese siano effettuate tramite versamento bancario o postale ovvero mediante carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari.

🔍 Nella pratica, non sarà più sufficiente raccogliere le ricevute ma bisognerà monitorare come queste spese vengono rimborsate: il dipendente in trasferta dovrà essere munito di una carta di credito, personale o aziendale, per fare fronte a tutte le spese ordinarie effettuate durante le trasferte aziendali, quali il taxi e il ristorante. Tale tracciamento obbligatorio delle spese di trasferta richiede l’adozione per le aziende interessate di procedure interne che possano monitorare e gestire le spese aziendali delle trasferte, così da evitare penalizzazioni fiscali.

⚠️ IMPORTANTE ⚠️

Va tenuta in Azienda e allegata alla nota spese mensile originale archiviata – unitamente alla fattura o alla ricevuta fiscale – anche la ricevuta del POS, o altra prova del pagamento tracciabile. Il doppio giustificativo permette il rimborso netto delle spese di trasferta e rimborsi annessi, nel prospetto paga del lavoratore interessato.

Sistemi di pagamento ammessi

1. Carte di credito;
2. Carte di debito (bancomat);
3. Carte prepagate;
4. Assegni bancari;
5. Assegni circolari.

⚠️ Attenzione ⚠️

Tali interventi hanno carattere strutturale, andando ad innestarsi nell’articolo 51, comma 5, del Tuir relativo ai rimborsi analitici delle trasferte di lavoro, nell’articolo 54 del Tuir in materia di reddito di lavoro autonomo, e nell’articolo 95 del Tuir in materia di deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro. Peraltro, la legge di bilancio 2025 interviene anche sull’articolo 108, comma 2, specificando che le spese di rappresentanza sono deducibili se effettuate con i metodi tracciabili (oltre alle limitazioni ivi specificate).

In ogni caso, si rammenta che l’articolo 51, comma 5, del Tuir in tema di rimborsi analitici, permette che le «altre spese» – quali le spese di lavanderia, parcheggio, eccetera – anche non documentabili, sostenute dal dipendente in occasione delle trasferte o missioni, possono essere attestate fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro, elevate a 25,82 euro per le trasferte all’estero, senza necessità che siano documentate. Si rimane in attesa di chiarimenti ufficiali, per capire se queste spese restano fuori dal campo di applicazione della nuova normativa e relative penalizzazioni.

➡️ Ma cosa succede al dipendente che in trasferta non sostiene la spesa con uno strumento di pagamento tracciabile?

Al lavoratore in trasferta sono previste tutele risarcitorie di carattere economico per le spese o i disagi patiti in occasione della trasferta. In particolare, i ccnl prevedono generalmente due soluzioni: il pagamento di una diaria di trasferta e/o il rimborso delle spese sostenute dal lavoratore per vitto, alloggio, viaggi o trasporto.

Ne deriva che il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le note spese sostenute in trasferta, anche se prive del pagamento tracciato, in quanto obbligo derivate dall’applicazione della contrattazione collettiva: le spese saranno rimborsate assoggettandole a imposte e contributi. Il lavoratore, in sostanza, riceverà delle somme nette inferiori rispetto agli importi effettivamente spesi.

🔍 La finalità è quella di introdurre un contrasto di interessi tra fornitori e acquirenti. In particolare, i fornitori di servizi (ad esempio, alberghi, ristoranti, taxi e noleggi con conducente) potrebbero preferire i pagamenti in contanti per non dichiarare i relativi ricavi. Con le novità, invece, imprese, lavoratori autonomi e dipendenti acquirenti dei servizi sono obbligati a effettuare pagamenti tracciabili, necessari per dedurre i costi ed evitare la tassazione delle somme rimborsate per quanto attiene ai dipendenti e co.co.co. 🔍