Nell’ipotesi in cui il dipendente o il collaboratore o l’amministratore siano chiamati a svolgere le proprie mansioni temporaneamente fuori dalla sede di lavoro abituale a fronte di esigenze di servizio di carattere transitorio e contingente, gli stessi si considerano in trasferta. I contratti collettivi disciplinano generalmente la trasferta del lavoratore dipendente sotto il profilo del trattamento economico da corrispondere. Nel caso dei collaboratori e degli amministratori, invece, la trasferta viene regolamentata nell’ambito del contratto instaurato ovvero nel verbale di nomina. Rispetto al lavoratore dipendente, la trasferta pertanto è un istituto disciplinato principalmente dal contratto collettivo, e poi dalla legge ma solo ⚠️ per quanto concerne i suoi riflessi sull’assoggettamento a IRPEF e a contribuzione. È importante infatti distinguere le due discipline (c.c. e legge) che comportano riflessi e conseguenze applicative diverse. Specifiche norme di legge, infatti, regolano il trattamento contributivo e fiscale delle indennità di trasferta e dei rimborsi spese ai fini della determinazione sia del reddito di lavoro dipendente sia dei redditi ad esso assimilati. 🔍 Data la portata applicativa dell’istituto in concreto, riportiamo di seguito un’analisi della TRASFERTA, conciliando quanto può disporre il contratto collettivo e la legge e sintetizzando alcuni aspetti pratici da tenere sempre in considerazione per una sua corretta gestione e per evitare rischi in capo all’azienda. 🔍 ➡️ REGOLE generali

Comunicazione: forma	Se il contratto collettivo o individuale non prevede l’obbligo della forma scritta, la forma resta “libera”, e quindi è valida la richiesta di trasferta formulata (da entrambe le parti) a voce.
Consenso del dipendente	Dato che si tratta del legittimo esercizio del potere direttivo da parte del datore, non è necessario il consenso del dipendente il quale, in caso di rifiuto ingiustificato, potrà essere assoggettato al potere disciplinare, fino ad arrivare al suo licenziamento.
LUL	La trasferta dev’essere riportata sul Libro Unico del Lavoro; pertanto, va comunicata regolarmente in sede di presenze allo Studio, per la relativa gestione.
Infortuni sul lavoro	Ø  Infortuni nel tragitto da casa al luogo in cui va svolta la prestazione e viceversa: le sole cause di esclusione dell’indennizzabilità sono: se l’evento si verifica durante lo svolgimento di un’attività che non ha alcun legame funzionale con la prestazione; il c.d. rischio elettivo, ove l’evento sia riconducibile a scelte personali del lavoratore, irragionevoli e prive di collegamento con la prestazione; Ø  Infortuni durante gli spostamenti per recarsi dall’albergo al luogo in cui va svolta la prestazione e viceversa: sono infortuni in attualità di lavoro e non infortuni in itinere; Ø  Infortuni nella stanza d’albergo in cui il lavoratore dimora temporaneamente: sono sempre indennizzabili, al contrario di quanto avviene con riguardo all’abitazione.
Orario di lavoro e retribuzione	Riguardo a tali profili, occorre distinguere le seguenti situazioni: a) lavoratore che parte direttamente da casa: il tempo impiegato per raggiungere il luogo di trasferta non è orario effettivo e (salvo diversa previsione contrattuale) non spetta alcuna indennità o maggiorazione; b) accesso facoltativo a un “punto di raccolta”: se il dipendente può partire per la trasferta (anche con mezzi propri), l’orario decorre dal momento in cui egli è a disposizione del datore e nell’esercizio della sua attività sul luogo della trasferta; c) accesso obbligatorio a un “punto di raccolta”: se vi è l’obbligo di recarsi a tale punto per utilizzare un particolare mezzo di trasporto o per prendere gli strumenti di lavoro, o, comunque, per porsi a disposizione del datore presso di esso entro un certo momento, è a partire da quest’ultimo che va computato l’orario di lavoro; d) lavoratore che deve prima passare dall’azienda: se non può partire da casa ma deve passare in azienda per ricevere indicazioni e/o strumenti, il tempo dall’uscita dalla azienda per raggiungere il luogo di trasferta è effettivo orario di lavoro e va retribuito.
Uso dell’auto del dipendente	È ammesso il rimborso in base al valore chilometrico (tabelle ACI per tipo di auto). Per esentare da prelievo i rimborsi chilometrici per le trasferte fuori dal comune, occorre precisare i seguenti dati (che devono risultare dai documenti custoditi dal datore): numero Km percorsi ogni mese; tipo di auto usata da; costo al KM (tariffa ACI).

  ➡️ Individuazione della sede di lavoro La sede di lavoro costituisce un parametro essenziale al corretto trattamento della trasferta, sia ai fini contrattuali sia ai fini fiscali e previdenziali. 🔍 Per quanto concerne il rapporto di lavoro subordinato, l’indicazione della sede di lavoro deve risultare dalla lettera di assunzione o da ogni altro documento scritto da consegnarsi al lavoratore e ogni eventuale variazione, nel corso del rapporto, dovrà essere adeguatamente documentata. 🔍 Analogamente, nel caso di un rapporto di collaborazione, la sede di lavoro deve essere specificata nel contratto stipulato tra le parti ed eventuali variazioni della stessa dovranno essere comunicate per iscritto al collaboratore e da questi sottoscritte.   ➡️ Spese di viaggio e di trasporto L’art. 51, comma 5, del D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917, anzitutto dispone che le spese di viaggio e trasporto rimborsate per le trasferte fuori del territorio comunale non sono imponibili. 🔍 La stessa norma stabilisce che i rimborsi delle spese per viaggio e trasporto effettuati con autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1 della Legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti di tali spese sono eseguiti con versamento bancario o postale o con altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241; la disposizione richiamata fa riferimento a: carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari ovvero mediante altri sistemi di pagamento (tracciabili). Inoltre, non concorrono a formare il reddito – nell’ambito del territorio comunale – i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.

Spese di viaggio e trasporto: queste le regole
Tipo – regime	Nel Comune	Fuori dal comune
Spese di viaggio	Non imponibili se comprovate e documentate	Non imponibili se pagate con sistemi tracciabili
Spese di trasporto

    ➡️ Erogazione della SOLA indennità economica di trasferta (senza rimborsi o spese c/ditta) Ai sensi dell’art. 51, comma 5, le indennità percepite per le trasferte o missioni “fuori del comune” formano il reddito per la parte eccedente 46,48 euro al giorno, elevate a 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e trasporto. Tali importi sono quelli massimi erogabili al dipendente (salvo che non si vogliano versare IRPEF e contributi sulla parte eccedente) per ogni giorno di trasferta fuori dalla sede. ⚠️ Attenzione ⚠️ Con tali cifre, quindi, il lavoratore dovrebbe provvedere da sé alle spese di alloggio e a quelle per colazione, pranzo e cena. 🔍 Se non vi è assoggettamento a imposizione fiscale, disciplina analoga vale anche per i premi dovuti all’INAIL e contributi dovuti all’INPS.     Vediamo ora il TRATTAMENTO FISCALE E PREVIDENZIALE DELLE TRASFERTE. La legge disciplina in modo diverso le trasferte a seconda che avvengano nel Comune ovvero fuori del Comune in cui è ubicata la sede abituale di lavoro del lavoratore. ➡️ Trasferte all’INTERNO del comune Se la trasferta si svolge all’interno del territorio del comune ove è sita l’unità produttiva in cui è normalmente impiegato il dipendente – a prescindere dalla sua ampiezza – un’eventuale indennità di trasferta è ⚠️ sempre oggetto di imposizione contributiva e fiscale (a prescindere dal suo importo). Identica sorte tocca a eventuali rimborsi analitici delle spese sostenute dal dipendente (tipicamente le spese per il pranzo). Come detto sopra, le spese di viaggio e trasporto sono esenti se il relativo pagamento è documentato. ➡️ Trasferte AL DI FUORI del Comune Se la trasferta si svolge all’esterno del territorio del comune ove è sita l’unità produttiva presso la quale è normalmente occupato il dipendente – e la via scelta non è quella dell’erogazione dell’apposita indennità nei limiti visti sopra (46,48 euro giornalieri per le trasferte in Italia; 77,47 euro per le trasferte all’estero) – la situazione da gestire per l’azienda è un po’ più complessa. Per aiutarvi in tale gestione, riepiloghiamo nella tabella che segue quanto previsto dalla normativa.   ⚠️ Attenzione ⚠️ I limiti di esenzione all’indennità di trasferta di seguito riportati seguono la scelta fatta “a monte” per l’intera trasferta del lavoratore, dall’azienda, in base a chi sostiene le spese di trasferta e in base a quanto previsto dal Ccnl applicato (che va verificato sempre).   Infatti, l’azienda dovrà scegliere il sistema di rimborso analitico – forfettario – oppure misto.

Casi possibili di rimborso o trasferta al lavoratore	Trattamento fiscale e previdenziale		Tipo documentazione
	Se in Italia	Se all’Estero
Rimborso analitico delle spese di VIAGGIO E TRASPORTO	Esenti al 100%	Esenti al 100%	Analitica – biglietti, ricevute
Sola INDENNITA’ DI TRASFERTA FORFETTARIA	46,48€ esenti al giorno	77,47€ esenti al giorno	Nota spese debitamente firmata
Se ALLOGGIO: fornito gratuitamente	In tutte queste ipotesi residuano 30,99€ esenti da imposizione	In tutte queste ipotesi residuano 51,65€ esenti da imposizione	Nota spese debitamente firmata con indennità di trasferta e rimborsi analitici – biglietti, ricevute
Se ALLOGGIO: rimborso spese analitiche
Se VITTO: fornito gratuitamente
Se VITTO: rimborso spese analitiche
Se SIA ALLOGGIO CHE VITTO: rimborso spese a piè lista al lavoratore	In tutte queste ipotesi residuano 15,49€ esenti da imposizione	In tutte queste ipotesi residuano 25,82€ esenti da imposizione	Nota spese debitamente firmata con indennità di trasferta e rimborsi analitici – biglietti, ricevute
Se SIA ALLOGGIO CHE VITTO: forniti gratuitamente al lavoratore
In tutte le ipotesi di cui sopra: RIMBORSO ALTRE (C.D. PICCOLE) SPESE	15,49€ esenti da imposizione	25,82€ esenti da imposizione	Nota spese debitamente firmata